Gli amministratori di società sono generalmente legati alla società da un rapporto che fiscalmente è assimilato al lavoro dipendente.

Per questi soggetti, i rimborsi spese seguono la stessa disciplina prevista per i dipendenti: non imponibili in capo all'amministratore al ricorrere di determinate condizioni, e deducibili per la società entro limiti specifici. Di seguito il quadro operativo completo, aggiornato con il nuovo obbligo di tracciabilità in vigore dal 2025.

Rimborsi per spostamenti entro il Comune

Sono sempre imponibili in capo all'amministratore, indipendentemente dall'ampiezza del territorio comunale, compresi i rimborsi chilometrici. Fanno eccezione le spese di trasporto documentate (biglietti di autobus, metropolitana, treno, ricevute taxi): queste non concorrono a formare reddito. Il servizio di car sharing è assimilato al servizio taxi e beneficia dello stesso trattamento. Da segnalare: i rimborsi per il tragitto casa-sede di lavoro non beneficiano mai della non imponibilità, in nessun caso.

Poiché il trattamento cambia radicalmente a seconda che la trasferta sia dentro o fuori dal Comune, è essenziale individuare correttamente la sede di lavoro dell'amministratore. Di norma coincide con la sede della società. Solo quando risulta oggettivamente impossibile individuare la sede della società (tipico di alcuni rapporti di collaborazione coordinata e continuativa), si fa riferimento al domicilio fiscale del collaboratore, salvo diversa indicazione nell'atto di nomina.

Rimborsi fuori dal Comune sede di lavoro

Per le trasferte fuori dal Comune, l'art. 51, c. 5, TUIR prevede un regime di non imponibilità entro limiti di importo, articolato in tre modalità alternative (diverse dai rimborsi chilometrici, che seguono regole proprie):

• rimborso forfettario;
• rimborso misto;
• rimborso analitico.

Con il rimborso solo forfettario, non imponibile per l'amministratore, il limite giornaliero è di € 46,48 per le trasferte in Italia e di € 77,47 per quelle all'estero.

Con il sistema misto è possibile riconoscere il rimborso analitico di vitto o alloggio (in alternativa fra loro), affiancato dal rimborso forfettario per le altre spese: in questo caso i limiti si riducono a un terzo, scendendo a € 30,97 al giorno in Italia e € 51,65 all'estero. In alternativa, il rimborso analitico può riguardare cumulativamente vitto e alloggio, affiancato dal forfettario per le altre spese: qui la riduzione è di due terzi, con limiti che scendono a € 15,49 in Italia e € 25,82 all'estero.

Il rimborso analitico prevede infine il rimborso documentato di vitto, alloggio, viaggio e trasporto, con le altre spese (parcheggio, telefono, bar, mance) rimborsabili anche senza documentazione fino a € 15,49 al giorno in Italia e € 25,82 all'estero.

I sistemi sono alternativi per singola trasferta: è possibile scegliere, ad esempio, il forfettario per una trasferta e l'analitico per un'altra.

È comunque consigliabile predisporre una nota spese con luogo, cliente e fornitore di ogni trasferta.

Rimborso spese di parcheggio

Trattamento specifico chiarito dall'Agenzia delle Entrate: se la società adotta il sistema forfettario o misto, il rimborso parcheggio è interamente tassato; nel sistema analitico rientra invece tra le "altre spese" non imponibili fino a € 15,49 al giorno (€ 25,82 all'estero).

Rimborsi chilometrici

Sempre riconoscibili per l'uso del veicolo privato in trasferte aziendali, purché rispettato il principio di inerenza. L'importo si calcola sulla percorrenza e sul costo chilometrico da tabelle ACI (non sulle spese effettivamente sostenute), tenendo conto di categoria del veicolo, marca, alimentazione e chilometri annui stimati.

Per la società il costo è deducibile solo entro il limite di un veicolo di potenza fino a 17 cavalli fiscali (benzina) o 20 (diesel), anche se l'auto è a noleggio. Se il veicolo effettivamente utilizzato ha potenza superiore, la parte eccedente va recuperata a tassazione con variazione in aumento in dichiarazione.

Una soluzione pratica per semplificare la gestione è riconoscere agli amministratori un rimborso già calcolato entro i limiti fiscali, a prescindere dall'auto utilizzata.

Deducibilità per la società delle altre spese (non chilometriche)

Le spese di vitto e alloggio per trasferte fuori dal Comune sono deducibili entro € 180,76 al giorno in Italia e € 258,23 all'estero. Questi limiti si applicano anche agli amministratori, senza distinzione rispetto ai dipendenti, e per le spese di trasferta non opera la limitazione al 75% prevista in generale per vitto e ristorazione: le spese si deducono al 100%.

Il nuovo obbligo di tracciabilità (dal 2025)

La legge di Bilancio 2025 ha introdotto un obbligo stringente: i rimborsi per vitto, alloggio, viaggio e trasporto tramite autoservizi pubblici non di linea (taxi, NCC) sono non imponibili per l'amministratore e deducibili per la società solo se il pagamento è tracciabile (bonifico, carta di credito/debito, bancomat, moneta elettronica, pagoPA, assegni, MAV, app di pagamento con IBAN, Telepass).

Sono esclusi dall'obbligo di tracciabilità i trasporti con autoservizi pubblici di linea (treno, autobus, aereo) e, per costruzione, i rimborsi chilometrici, poiché calcolati su tariffe ACI e non su spese analiticamente documentate.

Delibera e disciplina statutaria

Per la deducibilità dei rimborsi spese, non esistono pronunce di giurisprudenza che la vincolano ad una delibera assembleare, salvo una sentenza del Tribunale di Torino. È quindi comunque opportuno disciplinare espressamente i rimborsi spettanti già in sede di delibera di nomina.